Fordele

Hvad kan ELO gøre for min virksomhed?

ELO løser mange af de problemer og udfordringer, som virksomheder kæmper med hver eneste dag.
ELO samler viden og gør den tilgængelig. Her er en række spørgsmål, virksomhederne ofte leder efter svar på.
Vi har mange forskellige arkivsystemer og softwareløsninger – kan de arbejde bedre sammen?

ELO er skabt til at samle data og dokumenter fra forskellige arkiver og forskellige dataløsninger ét sted.

ELO erstatter ingen af de softwarepakker, I er vant til at arbejde med, men lægger sig som en ekstra funktionalitet i gængse programmer som Office, SAP, e-conomic og så videre. Alle filer, tegninger, mails, dokumenter gemmes centralt og kan tilgås uden forudgående specialkendskab til systemerne.

På den måde følger alle relevante data med den konkrete sag, hvad enten der er tale om en kundekontrakt, et projekt med mange faser og deltagere, eller den daglige fakturering og bilagshåndtering.

ELO har som standard et privat område for hver bruger. Det erstatter private mapper på en server og kan eksempelvis synkroniseres med det lokale C-drev på din laptop.

Hvordan holder vi styr på følsomme persondata?

ELO’s centrale styring af alle dokumenter, e-mails, fotos og data anden dokumentation gør det muligt for jer at overholde regler og politikker helt automatisk.

Reglerne for fx persondata kan defineres i jeres ELO-løsning, som sørger for, at alle regler får effekt på samtlige filer og dokumenter.

Systemet håndterer selv hvorvidt en bruger har lov til at bruge eller tilgå personfølsomme data ud fra det sæt rettigheder, som man er blevet tildelt.

Vi mangler adgangskontrol og revisionskontrol i vores IT-systemer - hvad gør vi?

ELO digitaliserer jeres forretningsprocesser og giver overblik for enhver, der har de rigtige rettigheder. Alle handlinger – brugermæssige såvel som serverfunktioner bliver automatisk registreret og kan vises i en rapport med transaktionsspor. Rettighederne kan opsættes på mange forskellige måder og niveauer, og de er lette at vedligeholde. Hvis en medarbejder for eksempel skifter jobfunktion internt eller hvis en nyansat medarbejder skal tildeles de samme rettigheder som kollegerne.

ELO giver jer også fuld kontrol over samtlige kassationer i ethvert system, der er knyttet til jeres ELO-løsning.

Hvordan deler vi viden internt?

I ELO findes der flere muligheder for at samarbejde med dine kolleger. Det kan gøres i ELOs feed funktion, der fungerer ligesom på sociale medier med @-mentions, #-hashtags og kommentérbare posts.

Denne funktion er standard i ELO fra version 11.0 og frem..

Kan jeg dele mine dokumenter med andre udenfor organisationen?

ELO har en standardfunktionalitet, der gør, at du kan sende links til dokumenter, der ligger trygt hos dig i dit ELO arkiv, og modtageren kan se dokumentet i et browservindue. For eksempel hvis din leverandør skal se en kvalitetsrapport, eller din bank har brug for at se din månedsrapportering. Nemt, simpelt og sikkert.

Ingen ved hvem der har skrevet hvad til hvem, fordi det er sket via e-mail. Er der en løsning?

I ELO bliver alle data, der vedrører et projekt, en kunde eller en sag gemt samme sted og styret via intuitive metadata. Det gælder også e-mails. Slut med at lede i timevis efter den mail, man svagt kan huske. Den ligger gemt sammen med sagen og kan læses af alle, der har de nødvendige rettigheder.

Med en ELO XC-løsning, kan den løbende arkivering af dine e-mails ske helt automatisk på daglig basis, uden du nødvendigvis skal foretage dig noget (kræver Exchange server).

Der er ingen, der har det samlede overblik over vores kunde- og leverandørkontrakter – hvad gør vi?

Det kan I få med ELO Contract. ELO holder automatisk styr på fornyelse, opsigelse og særlige vilkår og betingelser, der måtte være aftalt med kunden.

Og alle med de rigtige rettigheder kan tilgå informationen – også fra mobil eller tablet. Det sparer masser af tid i hverdagen – og jo flere kontrakter, I har, desto mere tid sparer I.

Læs mere om ELO Contract her.

Der er kun én person, der har adgang til vores arkiv med bilag - kan det fikses?

Det kræver timelang søgning og telefonopkald at få at vide, om kunden har betalt, om der er givet kulance, og så videre. ELO løser det simpelt og elegant ved at give enhver rettighedshaver adgang til alle relevante bilag – uden at man skal kunne navigere rundt i regnskabssystemerne. Der er endda adgang fra samtlige platforme – også de mobile.

Hvad med integration til ERP-systemer som e-conomic?

ELO har et standardiseret interface, der integrerer med e-conomic, som er et af Danmarks mest udbredte økonomisystemer.

Denne adgang gør det mindre sårbart, hvem der sidder med e-conomic i virksomheden, for alle de kolleger, der skal kunne det, kan også se bilag, konti m.m.

Med ELO Invoice bliver den administrative arbejdsgang for leverandørfakturaer automatiseret og kvalitetssikret i forhold til jeres krav/compliance. Arbejdet med afløftning af data fra fakturaer, godkendelse og eksport til ERP-systemet sker i et stærkt workflow, som minimerer den manuelle arbejdsbyrde.

Læs mere om ELO Invoice her.

Vi har regler for hvordan vi gør tingene – hvordan kan vi sikre, at de bliver overholdt?

ELO giver dig mulighed for at lave dine egne workflows, så du kan sikre, at dine processer bliver overholdt til enhver tid. Dertil kan du anvende standardfunktionaliteten med ad hoc workflow, så du kan sende dokumenter til godkendelse.

Vil du vide mere ?

Du er altid velkommen til at kontakte en af vores partnere.